Quá trình phát triển
Phòng Hành chính – Quản trị trước đây gồm hai bộ phận riêng biệt: bộ phận Hành chính thuộc Phòng Tổ chức Hành chính và bộ phận quản trị, sửa chữa thuộc Phòng Vật tư Quản trị. Căn cứ yêu cầu sắp xếp lại tổ chức, bộ máy của Viện, từ tháng 02/2007, Phòng Hành chính – Quản trị được thành lập trên cơ sở sáp nhập hai bộ phận này.
Chức năng
Phòng Hành chính – Quản trị là đơn vị chịu sự lãnh đạo của Ban lãnh đạo Viện và sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trưởng, có chức năng làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị và sửa chữa nhỏ, bảo đảm cho cơ quan hoạt động bình thường.
Nhiệm vụ
Công tác hành chính
- Công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến theo yêu cầu của lãnh đạo Viện; quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định; tổ chức lưu trữ văn bản, tài liệu đúng chế độ; soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Viện.
- Tổ chức hoặc phối hợp với các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp, lớp đào tạo, tiếp khách… trong và ngoài Viện.
- Quản lý xe ô tô, bố trí xe phục vụ lãnh đạo và viên chức đi công tác bảo đảm an toàn, hiệu quả.
- Làm đầu mối tổ chức thực hiện: phục vụ phòng làm việc của lãnh đạo; quản lý và khám sức khỏe định kỳ; cấp phát bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật; dịch vụ bảo vệ, vệ sinh; duy trì hệ thống thông tin liên lạc.
Công tác quản trị
- Tiếp nhận và giải quyết các dự trù sửa chữa thông dụng, phục vụ kịp thời hoạt động chuyên môn của Viện.
- Tổ chức quản lý, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng hạ tầng kỹ thuật của Viện: hệ thống điều hòa; hệ thống xử lý nước thải, khí thải; hệ thống phòng cháy, chữa cháy…
- Làm đầu mối triển khai công tác cải tạo, sửa chữa, duy tu, bảo trì cơ sở hạ tầng, nhà cửa, phòng làm việc.
- Bảo đảm cung ứng điện, nước đầy đủ, ổn định phục vụ hoạt động của Viện.
Công tác khác
- Làm đầu mối các hoạt động quản lý, bảo vệ môi trường, duy trì Viện Xanh – Sạch – Đẹp và bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động.
- Làm đầu mối các hoạt động bảo đảm an toàn phòng, chống cháy, nổ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của lãnh đạo Viện.