phòng Hành chính Quản trị

1. Quá trình phát triển:

            Phòng Hành chính Quản trị trước đây gồm 2 bộ phận riêng biệt: bộ phận Hành chính thuộc Phòng Tổ chức Hành chính và bộ phận quản trị, sửa chữa thuộc Phòng Vật tư Quản trị.

            Căn cứ yêu cầu sắp xếp lại tổ chức, bộ máy của Viện, từ tháng 02/2007, Phòng Hành chính Quản trị được thành lập trên cơ sở sáp nhập bộ phận Hành chính thuộc Phòng Tổ chức Hành chính và bộ phận quản trị, sửa chữa thuộc Phòng Vật tư Quản trị.

2. Chức năng:

            Phòng Hành chính Quản trị là đơn vị chịu sự lãnh đạo của Ban lãnh đạo Viện và sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trưởng, có chức năng làm công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị và sửa chữa nhỏ đảm bảo cho cơ quan hoạt động bình thường.

3. Nhiệm vụ:

3.1. Công tác Hành chính:

            - Công tác văn thư, lưu trữ: tiếp nhận và xử lý công văn, đi đến theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện; quản lý, sử dụng con dấu đúng quy định; tổ chức lưu trữ hệ thống văn bản, tài liệu theo chức năng, nhiệm vụ được giao đúng chế độ; soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện;

            - Tổ chức hoặc phối hợp với các đơn vị/bộ phận tổ chức các hội nghị, hội thảo, cuộc họp, lớp đào tạo, tiếp khách… ở trong và ngoài Viện;

            - Quản lý xe ô tô và phục vụ kịp thời ô tô đưa đón lãnh đạo và viên chức đi công tác đảm bảo an toàn, hiệu quả;

            - Đầu mối triển khai và tổ chức thực hiện các công tác: phục vụ phòng làm việc của lãnh đạo, quản lý sức khỏe và khám sức khỏe định kỳ, cấp phát độc hại hiện vật, dịch vụ bảo vệ, dịch vụ vệ sinh và đảm bảo duy trì hệ thống thông tin liên lạc…

3.2. Công tác Quản trị:

            - Tiếp nhận và giải quyết các dự trù sửa chữa thông dụng nhằm đảm bảo phục vụ kịp thời cho hoạt động chuyên môn của Viện;

            - Tổ chức quản lý, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng hạ tầng kỹ thuật của Viện gồm: hệ thống điều hòa; hệ thống xử lý nước thải, khí thải; hệ thống phòng cháy, chữa cháy,…

            - Đầu mối triển khai công tác cải tạo, sửa chữa, duy tu, bảo trì cơ sở hạ tầng, nhà cửa, phòng làm việc;

            - Đảm bảo cung ứng điện, nước đầy đủ, ổn định phục vụ cho hoạt động của Viện.

3.3. Công tác khác:

            - Đầu mối triển khai các hoạt động quản lý, bảo vệ môi trường và duy trì Viện Xanh - Sạch - Đẹp và đảm bảo ATVSLĐ;

            - Đầu mối triển khai các hoạt động đảm bảo an toàn phòng, chống cháy, nổ;

            - Thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Lãnh đạo Viện